4 claves para mejorar la gestión del tiempo

4 claves para mejorar la gestión del tiempo

El tiempo es un recurso muy preciado y a la vez muy escaso.  Si no lo invertimos correctamente, éste no se puede volver a recuperar.  No podemos crear más del que disponemos, ni acelerarlo, ni detenerlo, ni prolongarlo. Una vez pasa un determinado momento, se va y no vuelve. Por lo tanto, la única opción que nos queda es saber gestionar el tiempo de la mejor forma posible, es decir, hacer un buen uso del tiempo que tenemos.

Ladrones de tiempo

Para entender cómo gestionar el tiempo, es importante identificar qué factores nos lo roban:

  • No planificar las actividades
  • No priorizar las tareas
  • Las interrupciones
  • La desconcentración
  • No tener los objetivos claros
  • No saber decir que NO
  • No saber delegar

Fundamentos básicos para la gestión del tiempo

No existe una manera única y universal para gestionar el tiempo. Es más, el propio concepto y las herramientas para organizarlo pueden variar de una persona a otra. Sin embargo, existen unos principios clave aplicables a numerosas circunstancias y situaciones. El objetivo principal es que la relación con el tiempo de cada uno nos permita responder a nuestras obligaciones personales, familiares y laborales, prestando atención a lo importante y a los imprevistos.

  • Saber qué se quiere hacer. Es decir establecer los objetivos, tener las ideas claras de lo que se pretende conseguir en cada momento.
  • Priorizar. Diferenciar lo importante de lo que no lo es, lo urgente de lo que puede esperar. Es importante pararse a pensar en las prioridades y determinar el orden de las tareas o actividades a realizar.
  • Dividir los objetivos en pequeñas tareas a repartir en el tiempo. Esto facilita el proceso y hace que aumente nuestra motivación por seguir esforzándonos, además de otorgarnos cierto control sobre el trabajo y el tiempo del que disponemos.
  • Llevar a cabo lo planeado.
  • Flexibilidad. Estamos en constante cambio, por lo que a veces es necesario parar y readaptar nuestro trabajo según las circunstancias.

Proceso para gestionar de manera efectiva el tiempo

  1. Definir el objetivo más global de nuestro trabajo. Es decir, qué vamos a hacer y para qué lo queremos hacer.
  2. Describir las funciones, tareas y actividades para lograr nuestro objetivo. Es decir, cómo lo vamos a conseguir.
  3. Establecer prioridades sobre las tareas en base a su importancia y a su urgencia. Una vez planificadas las tareas y su importancia y urgencia, las ordenaremos en un listado para seguir un orden a la hora de realizarlas.
  4. Organizar solamente un porcentaje del día. Los días son muy largos y durante ese tiempo ocurren muchas cosas. Si planificamos cada minuto del día con una tarea específica es muy probable que no lo cumplamos.

    • 60% del tiempo: actividades planificadas.
    • 20% del tiempo: actividades sin planificar (imprevistos)20% del tiempo: otras actividades.
    • 20% del tiempo: otras actividades.
    • Es importante no pensar que el problema de nuestra falta de organización son factores externos u otras personas. Partiendo de la base de que ninguna planificación se puede llevar a cabo exactamente como se había diseñado, si buscamos causantes externos significa que no estamos asumiendo la responsabilidad de nuestras decisiones a la hora de invertir nuestro tiempo, lo que hace que estemos menos motivados para llevar a cabo los objetivos de nuestra planificación y para redirigirnos cuando surgen imprevistos.

      Por Raquel Méndez Martínez.

      @raquelmm5

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